Howden Group Japan Holdings株式会社(「当社」)は、個人の識別が可能な情報の保護に極めて真剣に取り組んでいます。当社は、このプライバシー・ポリシーの提供を通じて、情報の収集・活用・共有の実践状況を開示しています。明示的に規定されない限り、本プライバシー・ポリシーは、当社が所有または支配していない会社のプラクティス、または当社が雇用または管理していない人々には適用されません。本プライバシー・ポリシーに記載されている場合を除き、当社は、あなたの個人識別情報を、他の組織に対して、または他の組織とともに、販売、賃貸、共有または開示しません。

当社は、本プライバシー・ポリシーを随時改訂する場合がありますので、当社のウェブサイト(「当社サイト」)を定期的にチェックすることを推奨します。これは、当社のサイトを通じて収集されたか、当社のその他のあなたとの取引を通じて収集されたかを問わず、あなたの個人識別情報の当社による使用に関しては最新版のポリシーが適用されるためです。

1. 当社があなたから収集する情報の種類と利用目的

当社または当社に代わって運営するベンダーは、あなたに関する情報を収集し、さまざまな目的のために使用する必要がある場合があります。たとえば、あなたが求人に応募するとき、当社に情報を要求するとき、または当社が、あなたまたはあなたが代理する事業に対し、再保険、資本市場または戦略アドバイザリーサービス(「サービス」)を提供するときなどです。この情報には、あなたの名前、肩書、生年月日、電子メールアドレス、電話番号、住所、あなたの職業に関する情報が含まれます。特定の場合には、当社は、あなたに関するより機密性の高い個人情報を収集する必要があるかもしれません。ただし、これが当該目的のために厳に必要であり、かつ当社が第3条記載のとおり、有効な法的根拠を有する場合に限ります。

児童

当社は、13歳未満の個人情報を、実際に知り得た個人から勧誘、収集、保持することはありません。あなたが親または保護者である場合、児童に関する情報が当社のサイトを通じて収集されていると思われる場合は、当社にご連絡ください。

2. 情報の自動収集

当社サイトを訪問された場合、たとえば以下のとおりCookieを使用して、情報を自動的に収集する場合があります。これらの情報を収集することにより、当社は、あなたのニーズ、および当該ニーズを充足するためにどのような商品およびサービスを提供できるかについて、より良く理解することができます。当社が収集するすべての情報は、あなたの好みや当社サイトがどの程度機能しているかを把握するのに役立ち、あなたのオンライン体験を継続的に改善することができます。また、当社は、当該情報を当社の商品およびサービスの改善に使用することができ、また当該商品およびサービスに関する情報および広告をあなたに提供することができます。

リンク、埋め込みコンテンツ、およびボタン

当社は、あなたが当社サイト全体のリンクをどのように行き来するか、またあなたが当社の電子メール通知にどのように反応するかを追跡する場合があります。これは、当社のサービスの改善、情報および広告の提供、または特定のリンクがクリックされた回数を分析するのに役立ちます。当社サイトには、他のウェブサイトへのリンク、当社サイトに埋め込まれたコンテンツ、他のウェブサイトや当事者からのリンク、または他のウェブサイトや当事者に関連するリンク、およびFacebook、X、LinkedInなどのソーシャルメディアウェブサイトや当事者などの他のウェブサイトや当事者からのボタンが含まれている場合があり、これらの第三者は、インターネット上であなたに関する情報を収集し追跡するためにCookieまたは他の追跡デバイスを使用することがあります。特に個人識別可能な情報を提供する場合には、ユーザーから収集する他の情報の内容や、プラットフォームまたはウェブサイト上にある場合に収集がなされるか、当社サイトまたは他の場所のリンク、ボタン、または埋め込みメディアに関連しているかどうかを確認するために、これらの他のウェブサイトおよび事業体のプライバシーおよびCookieポリシーを確認すべきです。

あなたのコンピュータからの情報

当社は、当社自身または当社の第三者サービス・プロバイダーを通じて、ブラウザ、オペレーティング・システム、IPアドレス、国およびその他の地理的位置データ、訪問日時、モバイル・デバイスを使用しているかどうか、ウェブサイトを参照しているかどうか、当社のサイトにアクセスするために使用した検索エンジンのクエリ、当社のサイトのページ、および当社のサイトでのアクティビティ(あなたが閲覧している画像、ビデオ、その他の埋め込みメディアなど)、ならびに当社のページに費やした時間、および訪問したページ数など、あなたのコンピュータに関する情報を収集することができます。この情報の一部は、以下でさらに説明するように、Cookie を使用して収集される場合があります。この情報は、広範な人口統計データの収集、傾向および統計の特定、サーバーの問題の診断、当社サイトおよびそのコンテンツの管理などを含め、当社サイトおよびそのコンテンツを改善するための様々な目的に使用されます。当社は、当社サイトの適切な機能および認証のために、当社サイトのページ間で情報を収集し、共有する場合があります。また、当社は、本情報を使用して、当社の商品およびサービスに関する情報および宣伝をあなたに提供することができます。

Cookies

当社サイトでは、あなたのコンピュータに関する情報を提供するために「Cookie」を使用する場合があります。Cookie は、ウェブサイトがブラウザに送信できるデータで、デバイスに保存されます。当社は、以下に説明するように、当社自身または当社の第三者サービス・プロバイダーを通じて、セッションおよび永続Cookieの両方を使用する場合があります。Cookieは、ログインが必要なページへの永続的なログインを許可するなど、あなたが当社サイトにいる間、あなたの好みを保存することができ、当社は、あなたが当社サイトを使用する際に、それらを使用して、カスタマイズされた情報をあなたに提供することができます。Cookieは、とりわけ、当社のサイトの領域へのヒットを追跡することで、どのサイトが人気があるかを判断するのに役立ち、その結果、当社または当社の第三者プロバイダーが、当社の商品およびサービスに関するターゲットを絞った情報または広告を提供することが可能となります。

当社のCookieバナーを通じてこれらを選択することにより、ご同意いただける必須でないCookie(広告Cookieなど)を選択できます。または、ブラウザ設定内から設定を変更することもできます。

ウェブビーコン

当社は、サイト上で、カスタマイズされたリンクまたは類似の技術であるウェブビーコン(シングルピクセルGIFとも呼ばれます)を使用する場合があり、メッセージ、ニュースレター、またはプロモーション・メールを送信するとき、または第三者サービス・プロバイダーを使用するときに活用する場合があります。ウェブビーコンを使用することで次のことが可能となります。(a) あなたがプロモーション・メールを開封したかどうか、プロモーション・メールに基づいているかどうか、あなたがどのリンクをクリックしたかを判断することができます。これにより、あなたにより焦点を当てたコミュニケーションやその他のコンテンツを配信することができます。(b) 特定のウェブページにアクセスし、効果的にサービスを配信したユーザの数をカウントすることができます。(c) 集計された統計を収集し、第三者からのウェブビーコンを使用してプロモーションの有効性を判断することができます。

情報の結合

本プライバシー・ポリシーに定める場合を除き、当社は、一般的に、当社サイトで収集されるあなたに関する情報と、当社サイトを通じて収集される以外の手段で収集されるあなたに関する当社の関連情報とを組み合わることはいたしません。

3. プロセスの法的根拠と目的

当社は、以下のいずれかの法的根拠を満たす個人情報のみを収集し、使用します。

• 個人情報の使用が、正当なビジネス上の利益を達成するために必要な場合、たとえば、当社の顧客(あなたの雇用主である場合もあります)のためにサービスを手配し管理するため、第三者請求に対応するため、当社の専有システムへのアクセスを提供するため、当社のシステムにおける正確な記録を維持するため、データ分析を使用することによりサービスを改善する機会を特定するため、Howden Group会社間の内部報告を容易にするため、社内外の質問に対応するため、またはプロフェッショナルな文脈において、あなたにマーケティングを送付するためなど
• 個人情報の利用が契約の締結または履行に必要な場合、たとえば、あなたとの雇用契約の締結に向けた措置を講じる場合
• 個人情報の使用が、法的義務を遵守するために必要な場合。たとえば、当社の監督当局が定めた規則を遵守すること、詐欺、マネーロンダリングおよびその他の金融犯罪を発見および防止すること、適用されるプライバシー法に基づきあなたが有する権利を履行すること、苦情を処理すること、法的クレームを処理すること、および当社の規制当局が定めたものを含むその他の法的要件を遵守すること
• 個人情報の使用が同意に基づく場合、たとえば、マーケティング目的であなたに連絡することをあなたが許可する場合

健康関連情報を含む可能性のあるセンシティブな個人情報に関しては、当社は、以下のより厳しい条件のいずれかが満たされる場合にのみ、収集し、処理します。

• あなたが当該情報を使用する明示的な同意を当社に提供する場合
• 当該情報の使用が、法的請求の確立、行使または防御のために必要である場合
• 当該情報の使用が、雇用義務を遂行するために必要である場合。ただし、法律にその根拠があることを条件とする
• 当該情報の使用が、実質的な公共の利益のために必要である場合

4. 情報の共有

サイトを通じて収集された情報の限定的な開示

当社は、本プライバシー・ポリシーに定められる場合を除き、あなたの同意なしに、あなたの情報を他者に販売、レンタルまたはリースしません。一般的に、あなたが提供する情報は、あなたの当社との関係を支援し、当社のサイト、商品、サービスおよび広告を強化し、改善するために使用されます。当社は、下記の第三者サービス・プロバイダーを含むがこれらに限定されない、第三者サービス・プロバイダー、コンサルタントおよび独立した下請業者に委託して、当社の業務を遂行し、サービスを提供することができます。当社は、当社のサイトを通じて収集した情報をこれらのサービス・プロバイダーと共有し、これらの者が当社サイトおよび当社の事業に関連して当社のためにサービスを実施できるようにする場合があります。たとえば、あなたの情報を当社の広告および電子メールベンダーと共有し、当社の商品およびサービスに関する電子メールの送付、および当社サイトでの雇用機会一覧のサポートなどのサービスを当社に提供することができます。

上記に加えて、当社は、当社の権利もしくは財産、その他のサイト訪問者またはその他の者に損害を与え、またはそれらに干渉する可能性のある者を調査し、特定し、連絡を取り、または法的措置を提起するために、本情報の開示が必要と考える理由がある特別な場合に、訪問者情報を使用および開示することができます。当社は、政府の調査命令がある場合、またはその他法により要求されるものと考える場合、訪問者情報を開示する場合があります。

当社サイトで使用される第三者サービス・プロバイダー

当社は、当社のサービスの提供を支援し、当社のサービスの使用を理解し、当社のサイトおよび当社の商品およびサービスに関する情報・広告を提供し、雇用申込その他のサービスを処理するために、様々な第三者サービスを使用する場合があります。

第三者サービス・プロバイダーには、Google Analyticsが含まれるが、これらに限定されません。これらの第三者サービス・プロバイダーは、これらの第三者のプライバシー・ポリシーおよび開示によってさらに決定される情報を収集、保存、共有する場合があります。Google, Inc.は、収集されたデータを使用して、当社サイトの使用状況を追跡調査し、その活動に関する報告書を作成し、他のGoogle, Inc.のサービスと共有する場合があります。Google, Inc.はまた、収集されたデータを使用して、自社の広告ネットワークの広告をコンテキスト化し、パーソナライズすることができます。Google Analytics データの使用は、Cookie バナーまたはここでの(Link)の指示に従って拒否することができます。また、Google のプライバシー・ポリシーはこちらで(Link)ご覧になれます。

当社サイトを通じた方法で以外で収集された情報の開示

より一般的に、また該当する場合には、当社は、再保険会社、仲介業者および代理店、ならびに信用照会、犯罪歴、詐欺防止、データ検証およびその他の専門的アドバイザリー・サービスなどの様々な法律上およびセキュリティ上のリスク管理サービスのための第三者ベンダーに個人情報を開示する場合があり、また不正行為、マネーロンダリング、政府による制裁法およびテロ資金供与を防止および発見するために必要な場合にも開示する場合があります。また、当社は、当社のITおよびバックオフィス・システムの管理を支援する第三者サービス・プロバイダー、または当社が使用もしくはあなたに提供するプラットフォームを当社に提供する第三者サービス・プロバイダーに情報を開示することができます。

事業譲渡

当社が破産、合併、買収、会社更生または資産の売却または当社の所有もしくは支配の変更に関係する場合、あなたの情報は、当該取引の一部として売却または移転されることがあります。

グループ間共有

あなたと当社との関係およびあなたが当社から受けるサービスの内容に応じて、当社はあなたの個人情報を、英国またはEUに所在するHowden Groupの他の会社と共有する場合があります。また、外国のデータ保護法に関する概要を説明した、日本の個人情報保護委員会によって提供された情報もご覧ください。受領者が所在する法域が「OECDプライバシー・ガイドライン」の8原則に対応する措置を講じていない場合でも、受領者がそのような措置を講じることを義務付ける契約の下で個人データが提供されています。この共有は、一般に、以下の目的のためであり、最小限の個人情報のみが共有されることを条件とします:

• IT、人事、財務、コンプライアンス・サービスなど、管理上の支援を受けるため
• これらの会社が、機密ベースで、（再）保険会社に対して市場インサイトを提供するため。ただし、個人情報が集約または匿名化されている場合に限ります。
• Howden Groupの他の会社から提供されるサービスを提供できるようにするため。ただし、電子マーケティングに関する法令で許可されている場合に限ります。

5. 情報の共有

業務上、犯罪の予防・発見に役立てるため、または法律で義務付けられる場合、当社は、あなたの個人情報を海外の当事者に移転する必要がある場合があります。当社がこれを行う場合、当社は、あなたの個人情報が適用法令に従って保護されることを保証します。これには、海外の当事者が、情報を移転する当事者の所在する国により適切とみなされる国に本拠を置くことを保証すること、またはその他、海外の当事者が、法的要件を反映した正式かつ執行可能な法的契約を締結することを保証することなどが含まれます。

6. 個人情報の保持

当社が個人情報を保持する期間は、入手した情報の性質、情報を入手した目的、および情報を入手した手段に依存します。ほとんどの場合、当社は、当社とあなたとの関係に関連して発生する可能性のあるあらゆる紛争、請求または苦情を当社が十分に処理できるように、あなたとの関係が終了した後7年間、個人情報を保持します。場合によっては、当社は、あなたの個人情報を当該期間より長く保持する必要がある場合もあります。たとえば、関連する保険契約において、より長い請求通知期間が認められています。また場合によっては、当社は、あなたの個人情報をより短い期間のみ保持するものとします。たとえば、あなたが見積書を当社に提出するよう要求したものの、その後は契約締結しないことが選択された場合などです。

7. 適用可能性のある権利

世界中のデータ保護およびプライバシー法により、あなたの個人情報に関連する権利が付与されます。当社は、日本の法律を含め、多くのデータ保護法で一般的に見られる権利のリストを以下に記載しましたが、それらの適用は、一般的に、あなたが関係を持つ事業体の所在地およびあなたの個人情報が使用されている理由によって異なります。権利の適用可能性を確認し、権利を行使する(通常、あなたの費用負担なし)か、またはデータ保護苦情を行うことを希望する場合は、第9条に定める連絡先を使用してください。

法的に許容可能な場合を前提として、当社は、受領後1カ月以内にあなたの要求を満たすために、またはあなたの要求を満たすために追加情報をリクエストするために、すべての合理的な努力を行うものとします。ただし、当社が他者に対して秘密保持義務を負っている場合を含め、一定の状況下では、当社は特定の要求に完全に対応しないことが求められ、および/またはそのようにする権利を与えられる可能性があることをご了承ください。当社があなたの要求に完全に対応できない場合、当社は、合理的に実行可能な限り速やかにあなたに連絡し、説明を提供します:

あなたが日本に所在する場合、当社が問い合わせ、要請または苦情にどのように対応したかに不満がある場合、あなたはデータ保護監督当局に苦情および懸念を報告する権利を有します。該当する連絡先の詳細については、以下をご覧ください:

8. セキュリティ

当社は、当社サイトを通じて送信されるデータを保護するために商業的に合理的な措置を講じます。また、当社は、セキュリティに関して、第三者ベンダーが提供するサービスに依存します。当社は、あなたが当社に送信するかまたは当社のオンライン商品もしくはサービスから送信する情報のセキュリティを保証いたしません。あなたは、あなた自身の責任で情報を当社に送信し、あなたが当社サイトおよびその関連ベンダーのいずれかまたはインターネット上の他の場所に送信する情報に関してすべての必要な予防措置を講じる必要があります。当社が保有するデータに予期しない問題があった場合、当社は、当該事態を適切な当事者に報告することに関して適用されるすべての法律を順守します。

使用条件の対象

本プライバシー・ポリシーは、さらに、ウェブサイトの使用条件(利用規約をご参照ください)または法律上の免責条項に定める条件に従います。これには、保証の免責条項、責任の限度、および裁判管轄権や裁判地規定などの紛争解決メカニズムに関するすべての規定が含まれますが、これらに限定されません。

9. 連絡先

本プライバシーポリシーについて協議されたい場合、またはいずれかの権利を行使されたい場合、または他の関連する疑問や懸念がある場合は、[email protected]　宛に電子メールでお問い合わせください。または、下記の住所宛に書面にてお問い合わせください:

• Howden Group Japan Holdings株式会社　東京都千代田区丸の内１丁目４−１ 丸の内永楽ビルディング