Politique de dénonciation

1. Introduction

Il est important pour la Société que toute fraude, mauvaise conduite ou acte répréhensible soit signalé et correctement traité. La Société encourage donc toutes les personnes à faire partie de leurs préoccupations concernant la conduite d'autrui dans l'entreprise ou la manière dont l'entreprise est gérée. Cette politique définit la manière dont les individus peuvent faire partie de leurs préoccupations et comment ces préoccupations seront traitées.

Cette politique s'applique à tous les employés de l'entreprise, aux employés à temps plein et à temps partiel sous contrat à durée déterminée et aux autres personnes exerçant des fonctions en relation avec l'organisation, comme les travailleurs intérimaires et les sous- traitants, sont encouragés à l'utiliser. Il peut également être utilisé par tout tiers ou contrepartie externe.

Cette politique et cette procédure ne sont pas contractuelles et la Société se réserve le droit de les modifier si elle choisit de le faire, à sa seule discrétion.

2. Principes

• Tout le monde devrait être conscient de l'importance de prévenir et d'éliminer les actes répréhensibles au travail. Les individus doivent être attentifs aux comportements illégaux ou contraires à l'éthique et signaler tout ce dont ils ont connaissance.
• Toute question soulevée dans le cadre de cette procédure fera l'objet d'une enquête approfondie, rapide et confidentielle, et les résultats de l'enquête seront communiqués au travailleur qui a soulevé la question.
• Aucune personne ne sera victime pour avoir soulevé une question en vertu de cette politique. Cela signifie que le maintien de l'emploi et les possibilités de promotion ou de formation futures de l'individu ne seront pas compromis parce qu'il a suscité une motivation légitime.
• La victimisation d'un travailleur pour avoir fait une divulgation qualifiée constituera une infraction disciplinaire.
• Si une faute est découverte à la suite d'une enquête menée dans le cadre de cette procédure, la procédure disciplinaire de l'organisation sera utilisée, en plus de toute mesure externe appropriée.
• Faire de fausses allégations de manière malveillante constitue une infraction disciplinaire.
• Une instruction visant à dissimuler un acte répréhensible constitue en soi une infraction disciplinaire. Si on leur demande de ne pas soulever ou maintenir une souffrance, même par une personne en autorité telle qu'un manager, les individus ne devraient pas accepter de garder le silence.

Cette procédure concerne les divulgations portant sur des questions autres qu'une rupture du contrat de travail d'un employé. Si un employé craint que son propre contrat ait été, ou soit susceptible d'être, rompu, il doit utiliser la procédure de règlement des chagrins de l'organisation.

3. Politique

La loi offre une protection à ceux qui soulèvent des préoccupations légitimes sur des sujets spécifiques. C'est ce qu'on appelle des « divulgations admissibles ».

Une divulgation admissible est une divulgation faite dans l'intérêt public par une personne qui a des raisons raisonnables de croire que :

• une infraction pénale ;
• une erreur judiciaire;
• un acte créant un risque pour la santé et la sécurité ;
• fraude ou mauvaise gestion financière ;
•  un acte causant un dommage à l'environnement;
• négligence;
• les violations de nos politiques et procédures internes ;
• violations du droit de la concurrence ou pratiques anticoncurrentielles ;
•  une violation de toute autre obligation légale ;
• une conduite susceptible de nuire à la réputation de Howden Group Holdings et/ou de toute filiale associée ;
• dissimulation de l'un des éléments ci-dessus ; est en cours, a été ou est susceptible d'être commis.

Il n'est pas nécessaire que l'individu ait la preuve qu'un tel acte est, a été ou est susceptible d'être commis – une croyance raisonnable suffit. L'individu n'a aucune responsabilité dans l'enquête sur l'affaire ; il incombe à la Société de veiller à ce qu'une enquête ait lieu.

4. Procédure

4.1. La première étape

En premier lieu, et à moins que vous ne pensez raisonnablement que votre supérieur hiérarchique soit impliqué dans l'acte répréhensible, ou si, pour toute autre raison, vous ne souhaitez pas contacter votre supérieur hiérarchique, toute souffrance doit être soulevée auprès de votre supérieur. hiérarchique. Si vous pensez que votre supérieur hiérarchique est impliqué ou que, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas l'approcher, vous devez alors passer directement à la troisième étape.

4.2. Deuxième étape

Votre supérieur hiérarchique organise une enquête sur l'affaire (soit en enquêtant lui-même, soit en transmettant immédiatement le problème à une personne occupant un poste plus élevé). L'enquête peut impliquer que vous et d'autres personnes impliquées fassiez une déclaration écrite. Toute enquête sera conforme aux principes énoncés ci-dessus. Votre déclaration sera prise en compte et il vous sera demandé de commenter toute preuve supplémentaire obtenue.

Votre supérieur hiérarchique (ou la personne qui a mené l'enquête) fera alors rapport au conseil, qui prendra toutes les mesures nécessaires, y compris signaler l'affaire à tout département gouvernemental ou organisme de réglementation approprié. Si des mesures disciplinaires sont nécessaires, votre supérieur hiérarchique (ou la personne qui a mené l'enquête) signalera l'affaire au service des ressources humaines et lancera la procédure disciplinaire. À la fin de toute enquête, vous serez informé du résultat et de ce que le conseil a fait ou propose de faire à ce sujet. Si aucune mesure ne doit être prise, la raison en sera expliquée.

4.3. Troisième étape

Si vous craignez que votre supérieur hiérarchique soit impliqué dans un acte répréhensible, n'ait pas mené une enquête appropriée ou n'ait pas communiqué les résultats de l'enquête au conseil d'administration, vous devez en informer l'avocat général, qui fera en sorte qu'un autre responsable examine l'enquête menée, effectuer toutes les enquêtes nécessaires et faire son propre rapport au conseil comme à la deuxième étape ci-dessus. Toute démarche auprès du Directeur juridique sera traitée dans la plus stricte confidentialité et votre identité ne sera pas divulguée sans votre consentement préalable.

4.4. Quatrième étape

Lorsque le problème est plus grave, ou que vous estimez que votre supérieur hiérarchique n'a pas répondu à votre préoccupation ou que vous préférez ne pas en parler avec lui pour quelque raison que ce soit, vous pouvez prendre contact avec la Direction ou la ligne confidentielle indépendante Safecall qui fournit une ligne de signalement indépendante et confidentielle où vous pouvez faire part de vos préoccupations et être assuré qu'elles seront entièrement prises en compte. Les appels sont traités par un personnel qualifié et seront traités en toute confiance. Un rapport de l'appel sera envoyé au Directeur Juridique du Groupe. Safecall ne divulguera pas votre nom à Howden Group Holdings si vous souhaitez rester anonyme.

Vous pouvez contacter Safecall à tout moment au numéro gratuit : 0800 915 1571.

La ligne Safecall est disponible 24h/24 et 365 jours par an. Alternativement, Safecall peut être contacté par e-mail [email protected]  ou via le Web www.safecall.co.uk/report.

Les détails du service Safecall peuvent également être trouvés sur les affiches Safecall, que vous pouvez trouver au bureau et sur l'intranet.

4.5. Cinquième étape

Si, à l'issue de toutes les étapes ci-dessus, vous pensez raisonnablement que les mesures appropriées n'ont pas été prises, vous devez signaler le problème à l'autorité compétente.

La législation définit un certain nombre d'organismes concernés par les divulgations admissibles qui peuvent être faites. Ceux-ci inclus :

• HM Revenue & Customs;
• Autorité de conduite financière
• Autorité de la Concurrence et des Marchés ;
• Directeur de la santé et de la sécurité;
• Agence environnementale;
• Comp. de police indépendante

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